企業の業務効率化を考えるうえで、意外と見落とされがちなのが「見積書の作成業務」です。
営業担当者や事務スタッフが、問い合わせを受けるたびに料金を確認し、Excelなどで金額を計算し、見積書を作成してPDF化。そしてメールで顧客へ送信する。
1件だけなら大きな負担には感じませんが、問い合わせ件数が増えるほど、この作業は少しずつ社員の時間を奪っていきます。
そこで注目したいのが、自動見積システム「マイ見積」です。
マイ見積は、ホームページに自動見積フォームを設置し、顧客自身に必要な項目を入力してもらうことで、見積金額を自動計算。さらに見積書をPDFで発行できるサービスです。
イメージとしては、『グーグルフォーム(お問い合わせフォーム)の機能に、計算機能とPDF発行機能が追加されたもの』です。
マイ見積とは？
マイ見積は、企業や個人事業主がWebサイト上に「自動見積フォーム」を設置できるクラウドサービスです。
料金計算に必要な項目や計算式を設定しておけば、顧客がフォームに入力した内容をもとに自動で金額を算出できます。
さらに、計算結果から見積書PDFを発行できるため、従来のように担当者が一件ずつ計算して見積書を作成する手間を減らせます。
公式サイトでは、WordPressなどのホームページへの埋め込みにも対応していると案内されています。
つまり、
「問い合わせ」
↓
「担当者が内容を確認」
↓
「料金を計算」
↓
「見積書を作成」
↓
「顧客へ送付」
という流れの一部を自動化できるわけです。
最大のメリットは「人が見積を作る時間」を減らせること
企業がマイ見積を導入するメリットとして、特に注目したいのが人件費の削減です。
もちろん、マイ見積を導入しただけで社員の人数を減らせるという意味ではありません。
重要なのは、社員が「見積書を作るだけ」の作業に使っていた時間を削減し、その時間を本来やるべき業務に回せることです。
例えば、1件の見積作成に15分かかっている会社で、月100件の見積依頼があったとします。
15分 × 100件 = 1,500分
つまり、月25時間です。
マイ見積によってこの作業の一部を自動化できれば、毎月かなりの作業時間を削減できる可能性があります。
もちろん実際の削減時間は、会社の業務内容や見積条件によって変わります。
しかし、見積件数が多い企業ほど「1件あたり数分」の削減が積み重なり、大きな業務効率化につながります。
営業担当者の「見積作成」を減らせる
営業担当者にとって、見積書の作成は必要な仕事ですが、売上を直接生み出す営業活動そのものとは異なります。
顧客への提案、商談、フォロー、新規顧客へのアプローチなど、営業担当者には本来やるべき仕事がたくさんあります。
ところが、
「見積を作ってください」
「この条件だといくらですか？」
「オプションを追加したらいくらになりますか？」
といった問い合わせが増えると、営業担当者が見積作業に追われてしまうことがあります。
マイ見積を利用すれば、料金計算のルールをあらかじめ設定できます。
基本料金、従量料金、オプション、割引など、条件に応じた計算式を設定できるため、定型的な見積業務の自動化に向いています。
「見積待ち」の時間を短縮できる
企業側だけではなく、顧客側にもメリットがあります。
通常、ホームページから問い合わせをして、
「後ほど担当者から見積をご連絡します」
となるケースは珍しくありません。
しかし、顧客からすると「すぐに価格を知りたい」というのが本音です。
マイ見積なら、顧客自身がWeb上で条件を入力し、その場で見積金額を確認できます。
公式サイトでも、見積書を即時発行できることが大きな特徴として紹介されています。
これは企業側にとっても大きなメリットです。
見積回答を待っている間に、顧客が競合他社へ流れてしまう可能性を減らせるからです。
営業のスピードアップにもつながる
現代のビジネスでは「対応の速さ」も重要です。
例えば同じようなサービスを提供している企業が2社あった場合、
A社：問い合わせ後、翌営業日に見積回答
B社：Web上ですぐに見積確認
という状況なら、顧客がB社に魅力を感じる可能性があります。
もちろん価格やサービス内容が最重要ですが、「問い合わせに対するレスポンスの速さ」も企業選びの判断材料になります。
マイ見積は、この部分を自動化によってサポートできるのが魅力です。
事務スタッフの負担軽減にも
マイ見積が役立つのは営業部門だけではありません。
見積書の作成を事務スタッフが担当している企業では、問い合わせが増えるほど事務作業も増加します。
特に、
・料金表を確認する
・数量を計算する
・オプション料金を追加する
・割引を適用する
・消費税を計算する
・見積書を作成する
・PDF化する
・顧客へ送信する
といった作業を手動で行っている場合、定型業務の自動化による効果が期待できます。
「人を増やさないと処理できない」という状態になる前に、システムで対応できる部分を自動化する。
これは中小企業の業務効率化を考えるうえで非常に重要な考え方です。
人件費削減だけで考えないことも重要
マイ見積を導入する際は、「社員を減らすためのシステム」と考えるより、社員の時間をもっと価値の高い仕事に使うためのシステム
と考えたほうがよいでしょう。
例えば、これまで見積作成に月20時間かかっていた場合、その20時間を営業活動や顧客対応、商品開発、既存顧客のフォローなどに振り替えられる可能性があります。
これが業務効率化の大きなポイントです。
人員を削減しなくても、同じ人数でより多くの仕事を処理できれば、企業としての生産性は向上します。
マイ見積はどんな企業におすすめ？
特に相性が良いのは、料金体系がある程度ルール化できる企業です。
例えば、
・Web制作会社
・広告関連会社
・印刷会社
・士業
・翻訳サービス
・写真撮影サービス
・人材関連サービス
・各種代行サービス
・レンタルサービス
・工事・施工関連
・BtoBサービス
などが考えられます。
実際に公式サイトでは、派遣事業の見積例なども公開されています。
無料プランから試せるのもポイント
企業が新しいシステムを導入するときに気になるのが費用です。
マイ見積には無料プランがあり、初期費用は0円。
無料プランでは自動計算フォーム1ページと見積書PDFの作成、ホームページへの埋め込みなどが利用できます。
有料プランでは、スタンダードが月額3,278円、プレミアムが月額5,478円です。
仮に月額数千円で見積作成にかかる社員の作業時間を大幅に減らせるのであれば、費用対効果を検討しやすいサービスと言えるでしょう。
企業が導入するなら「見積件数」で考えたい
マイ見積を検討する際には、単純に「月額料金がいくらか」だけを見るのではなく、
「現在、見積作成に社員が何時間使っているか」を計算してみるのがおすすめです。
例えば、
月50件 × 15分 = 12.5時間
月100件 × 15分 = 25時間
月200件 × 15分 = 50時間
となります。
さらに、1件あたり30分かかる企業なら、その負担はさらに大きくなります。
この時間を人件費として考えれば、自動化にかけられる費用の目安も見えてきます。
個人事業主の場合だと、作業コストカットにも。
注意点もある
便利なマイ見積ですが、すべての企業に適しているわけではありません。
複雑な商談型ビジネスや、案件ごとに担当者が細かく判断しなければ価格を決められないサービスでは、自動見積だけですべてを完結させるのは難しいでしょう。
また、公式FAQによると、通常のマイ見積では注文書・注文請書・請求書・納品書の作成には対応していません。
そのため、「見積業務を自動化するツール」として導入を検討するのが適切です。
総評｜人件費削減を考える企業にチェックしてほしいサービス
マイ見積の魅力は、単純に「見積書を作れる」ということではありません。
本当のメリットは、見積作成にかかっていた社員の時間を削減できることにあります。
顧客が自分で見積条件を入力し、料金を自動計算。
さらにPDFの見積書まで発行できるため、定型的な見積業務を効率化できます。
特に、
「見積依頼が多い」
「営業担当者が見積作成に時間を取られている」
「事務スタッフの作業量を減らしたい」
「問い合わせへの回答をもっと早くしたい」
「人を増やさず業務量を増やしたい」
という企業には、一度検討する価値があるでしょう。
人手不足や人件費の上昇が企業経営の課題となる中、すべての仕事を人が行うのではなく、システムに任せられる仕事はシステムに任せる。
マイ見積は、そんな「見積業務の省人化・効率化」を考える企業にとって、比較的導入を検討しやすいサービスです。
まずは無料プランで自社の見積業務を再現し、どの程度作業時間を削減できるのか試してみるのもよいでしょう
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